Versie mei 2025

Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten, zoals vastgelegd in de oprichtingsakte van de vereniging op 11 oktober 2018. De vereniging is bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 7282316.

Artikel 1

Het doel van dit huishoudelijk reglement is het regelen van het functioneren van het bestuur in de sfeer van taakverdeling. Het benoemen van bevoegdheden van bestuursleden en de wijze van besluitvorming en verantwoording aan de Algemene Ledenvergadering (ALV) door het bestuur.

Artikel 2

Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf personen waarmee de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester worden ingevuld. De benoeming van de bestuursleden gebeurt, conform de statuten, door de leden aanwezig bij de algemene ledenvergadering. In zijn eerste bestuursvergadering na een benoeming van bestuursleden, verdeelt het bestuur in onderling overleg de functies, stelt het bestuur de taken van de bestuursleden vast en doet hiervan mededeling aan de leden.

Artikel 3

• Het bestuur is bevoegd in hun midden een vicevoorzitter, respectievelijk een tweede secretaris dan wel een tweede penningmeester aan te wijzen.
• Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Dit is een doorlopend rooster zodanig dat na drie jaren alle bestuursleden eenmaal zijn afgetreden. De penningmeester en de secretaris treden niet tegelijk af. Een bestuurslid kan eenmaal worden herkozen.
• Een bestuurslid kan door het bestuur worden geschorst bij verregaande nalatigheid in de waarneming van zijn bestuursfunctie.
• Het bestuur functioneert in collegiaal verband.
• Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor een deeltaak van het gehele bestuur.
• Leden van de vereniging kunnen alleen bewoners van Campagne van 18 jaar of ouder zijn.

Artikel 4

De voorzitter:

• Leidt de bestuursvergaderingen en kan voorstellen doen met betrekking tot de bespreekduur van de agendapunten.
• Is met de secretaris bevoegd alle uitgaande stukken gezamenlijk te ondertekenen, alsmede de notulen van de bestuursvergaderingen.
• Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe, of delegeert dat aan andere bestuursleden.
• Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
• Leidt de jaarvergadering.
• Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en het huishoudelijk reglement.
• Stelt, in overleg met de secretaris en de penningmeester en leden van het bestuur, een jaarverslag op ten behoeve van de Algemene Ledenvergadering en subsidie verantwoording richting gemeente.
• Stelt, in overleg met de secretaris en de penningmeester en leden van het bestuur, een beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de ALV.

De penningmeester:

• Beheert de geldmiddelen van de vereniging.
• Legt contributies op en int deze onder leden (indien van toepassing).
• Betaalt tijdig de verplichtingen van de vereniging.
• Voert op een deugdelijke wijze de financiële administratie.
• Stelt periodieke financiële verslagen op ten behoeve van het bestuur.
• Ziet toe op de besteding van verstrekte middelen aan commissies/werkgroepen en andere personen binnen de vereniging die deze geldmiddelen ten dienste van de vereniging besteden.
• Stelt jaarlijks een financieel verslag op.
• Stelt jaarlijks een begroting op voor elk komend verenigingsjaar en eventuele volgende jaren.
• Heeft de bevoegdheid (in overleg met het bestuur) het dagelijks beheer van de geldmiddelen over te laten aan een ander (bestuurs)lid.
• Coördineert mede subsidieaanvragen en -afrekeningen, voor zover het de financiële onderbouwing betreft.
• Adviseert het bestuur en de Algemene Ledenvergadering over het financiële beleid.

De secretaris:

• Maakt en houdt de ledenadministratie bij.
• Maakt in samenwerking met de voorzitter het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag voor de ALV op.
• Beheert alle relevante documenten en het archief van de vereniging.
• Voert bestuurlijke correspondentie met leden en externen.
• Stelt in samenwerking met de voorzitter de agenda op voor verschillende vergaderingen.
• Verzendt convocaties en de agenda voor de (bestuurs)vergaderingen.
• Voert verslaglegging van (bestuurs)vergaderingen en van de ALV.
• Vergaart bestuurlijke informatie die van belang is voor de vergaderingen.
• Coördineert mede subsidieaanvragen en -afrekeningen, voor zover het de inhoudelijke onderbouwing betreft.
• Zorgt dat het actuele archief voor alle bestuursleden toegankelijk is.
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
• Neemt kennis van de post, behandelt deze en schakelt waar nodig andere bestuursleden in. Verzorgt de bijbehorende correspondentie.
• Bewaakt de toepassing en uitvoering van de voorschriften uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 5

Het bestuur kan werkgroepen/projectgroepen/commissies in het leven roepen. Elke werkgroep bestaat uit een kartrekker en een vast team van leden van de vereniging. De kartrekker draagt er zorg voor dat de werkgroepleden periodiek overleggen. Het bestuur en de kartrekkers vormen samen het werkgroepenoverleg. De kartrekker vertegenwoordigt zijn/haar werkgroep in deze vergadering.

Artikel 6

Besluiten worden genomen in de bestuursvergadering. In afstemming met het tijdstip van de bestuursvergadering vindt het werkgroepenoverleg plaats. Aan deze vergadering nemen het bestuur en de kartrekkers van de verschillende werkgroepen deel. Op afroep kunnen andere leden en/of adviseurs door het bestuur worden uitgenodigd. Tijdens dit overleg wordt het bestuur geïnformeerd over de activiteiten en de stand van zaken binnen de werkgroepen en worden de kartrekkers geïnformeerd over relevante bestuurlijke zaken. Van het verhandelde tijdens het overleg en van de bestuursbesluiten worden door de secretaris notulen gemaakt.

Artikel 7

De voorzitter, de secretaris en de penningmeester kunnen in spoedeisende gevallen namens het gehele bestuur optreden. De onder deze omstandigheden genomen besluiten moeten op de eerstvolgende bestuursvergadering worden bekrachtigd.

Artikel 8

Het bestuur vergadert in beginsel een keer per twee maanden en daarnaast zo dikwijls als een meerderheid van de bestuursleden dit noodzakelijk acht. Het werkgroepenoverleg vindt vooraf dan wel achteraf plaats aan de bestuursvergadering (tweemaandelijks).

Artikel 9

Alle functies binnen de vereniging worden op vrijwillige basis uitgevoerd. Er vinden geen vergoedingen plaats, anders dan voor gemaakte kosten.

Artikel 10

Gelet op de artikelen 13 t/m 18 van de statuten worden ten minste de volgende agendapunten op de ALV behandeld:

• De vaststelling van de notulen van de vorige ALV
• Het jaarverslag en jaarplan van het bestuur
• Het financiële verslag van de penningmeester
• Het verslag van de kascommissie
• Het vaststellen van de balans en van de staat van baten en lasten
• Indien van toepassing: het vaststellen van de contributies voor het volgende jaar
• Het benoemen van de bestuursleden
• De rondvraag
• Het bestuur is bevoegd ook andere agendapunten voor te stellen.

Artikel 11

Veranderingen in het huishoudelijk reglement kunnen alleen worden aangebracht in een ALV bij meerderheid van stemmen.

Artikel 12

Het bestuur beslist in alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement en/of de statuten niet voorzien.

Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering (ALV) van 10 mei 2025.

Laat het me weten als je dit ook als kant-en-klare Word- of HTML-versie wil ontvangen.